臺塑集團管理經驗分享

發布時間:2016-06-06 13:29:02   人瀏覽 來源: 橡膠技術網

橡膠技術網 - 管理制度

 ——臺塑集團「一日結算」公司管理上軌道重要指標

        「一日結算乃是一家公司管理制度是否上軌道的指標。」臺塑集團創辦人王永慶一語道出企業管理的關鍵。事實上,上軌道的管理制度與公司每個月底的財務結算速度成正相關,花費的時間越少表示管理制度越佳,而有效縮短結算時間即需透過管理計算機化來達成。

        一直以來,臺塑集團都將「一日結算」視為管理制度是否上軌道的指標,并且早在2001年5月前就已達到一日結算的目標;然而很多人以為「每天」可以完成「標準成本」結算就算已做到一日結算,其實不然,臺塑所謂的一日結算是:「每月一日」完成「實際成本」結算。唯有透過實際成本結算,才能真正找出問題所在并加以改善。

        若將「一日結算」加以剖析,其實是采取了「就源輸入」動作與「異常管理」重點的管理變革。所謂的「就源輸入」,就是在一開始發生成本的時點,經辦人員就已實時將財務數據輸入管理系統。「這樣做的目的有二:一是效率提升,二是防止數據重復輸入。」臺塑網ERP處資深顧問曾治平說,這個管理變革讓每個臺塑員工都具備了簡單的會計能力,也讓會計部門的工作性質,從原來的報賬與數據輸入提升到財務查核,使效益大增。

        落實PDCA做好異常管理

        在「異常管理」部分,無論是成本差異、質量異常、進度逾期等各項異常情況,也都透過ERP系統列表反應,提供相關作業人員可實時檢討原因,進而提報改善對策。「這樣一來,從制訂年度目標(Plan)、實際執行(Do),到實際與目標比較(Check)以及反應異常與解決改善(Action),就能提供一個有比較基礎的數字化管理系統。」曾治平強調。

        而ERP系統可依據各產品、各部門「實際成本、費用」數據,與原來所設定的目標值作比較,并編制成各種經營報表,也因此會計結算作業可于翌月一日完成。如進一步深究其背后代表的重大意義,則是在翌月1日ERP即完成會計結算,可說是代表公司各項管理作業均可正常運作,各部門的管理也達于合理境界,會計結算編制的各種經營報表,也能忠實正確反應出公司經營狀況。

        環環相扣防弊端企業管理水平之展現

        再者,一日結算之所以可視為企業管理良窳與否的關鍵,還有一項非常重要的特色就是:「絕對不會做假帳。」臺塑網ERP處葉青林處長表示,「利用ERP進行管理,每一筆帳都跑不掉!」不僅環環相扣防止弊端,透過ERP的查核管制,不同部門輸入的數據,彼此相互勾稽、環環相扣,則能有效杜絕弊端發生。

        臺塑網ERP協助企業早日達成一日結算

        一日結算并非一蹴可幾,經歷了三十多年的不斷努力,臺塑集團也才真正達成一日結算。葉青林指出,臺塑集團達成一日結算有3個重要關鍵因素:全體員工、管理制度與e化工具。除了全體員工的配合執行與完善管理制度外,更重要的是協助落實管理制度的e化工具,如果能善用具備「就源輸入、異常管理、環環相扣」管理功能的ERP,即可加速公司管理上軌道與結算。

        臺塑網擁有豐富臺塑集團管理經驗,曾經成功協助許多臺灣與大陸企業改善管理流程,并透過導入ERP系統,達成「一日結算」的目標。葉青林說,未來希望持續與各界分享臺塑管理經驗,幫助企業把管理與e化做得更好。

        隨著企業版圖的擴張,如何統合資源進行決策,將會成為企業管理的一大挑戰。特別是在今日劇烈變化的產業環境下,完善的總部系統建置,才能企業能夠持續成功的保證。

        臺塑網ERP處長葉青林表示,「當企業成長發展到一定規模,跨區域的據點越拓越多,企業總部與各生產/營業基地也就容易因為經營信息的不對稱與不實時,產生管理上的困難。因此,企業經營者如何在企業總部就能綜觀全局,就成為企業經營的重大挑戰。」

        集結臺塑集團經營智能ERP、BI共構總部系統

        臺塑集團本身就是一個集團化管理的優秀典范。臺塑網ERP處經理蔡明宏表示「整個臺塑集團跨足數十個產業,生產基地除了臺灣之外,還包括中國大陸、越南、印度尼西亞及美國等地,所以信息流必須能夠串接,而公司管理者在做決策時,即將全球各地的重要經營信息加以匯整,而衍伸出的決策系統便稱為總部系統。」

        而這套「總部系統」分為兩個層面,在作業層面透過ERP系統串接集團內部跨公司的信息流,包含總部及分公司間的垂直運作(如集團集中采購)及各公司間上下游的水平整合(如臺灣接單大陸生產),以集團組織思維重新架構ERP系統,建立組織運行的神經網絡,而過去系統僅以單一公司為運行范疇,顯然不具效率且無法與現行組織流程相互吻合。此外,ERP所提供的數據,要做到跨公司的匯整報告才有意義。推至管理層面,為了改善傳統方式的弊病并提高使用效益,商業智能(BI)系統導入,不但可讓經營信息的呈現變得更加直覺,同時信息實時同步、更加精準正確。

        跨公司、跨機能、跨區域整合幫企業把集團化管理做得更好

        蔡明宏表示,過去企業只要看到整體數字成長就以為有利潤產生,單一子公司有虧損產生也無從得知,然而透過臺塑網總部系統來進行管理,就能實時細剖每家子公司的營運數字,就可以知道每家子公司的貢獻度,且掌握是什么因素影響該家子公司的營運績效,進而從中改善。這樣的好處,不僅能精確掌握異常,具體改善績效,回歸總部管理,讓企業經營者能輕松掌握各地的生產/營業基地。此外,透過總部系統的比較分析,與去年同期相比的時間分析,或是跨廠區跨區域分析(如市場銷售量)及跨項目分析(如費用項目分析)等,「有了這些比較基礎,才知道達到有效管理的真正目的!」蔡明宏分享著總部管理的思維所在。

        「總之,臺塑網總部系統,以集團運作的思維重新架構ERP及商業智慧,輔助集團企業整合組織,以集團運籌取代個別治理;發揮靈活調度、成本降低效益;整合信息,以實時分析、快速響應。」蔡明宏強調,惟有如此,才能將集團化管理做得更好。

——流程管理大躍進,提高制造業執行力

        什么是執行力?如何提高執行力已成時下企業經營新顯學。無庸置疑,執行力絕對是企業成功的一個必要條件,透過e化工具進行流程管理,將有助制造業執行力大幅躍進!

        大家對「執行力」耳熟能詳,但能夠貫徹執行者卻是少之又少,加上不少企業為了落實執行力,在過程中投入許多人力、物力,卻未必能見成效。

        在臺塑集團里,執行力不僅是組織文化,更是習慣!「執行力,絕對是企業領導人的首要工作!」臺塑網商業流程處周美華處長分享著臺塑集團將近一甲子的集團智能,「透過e化工具,做好流程管理,打通企業任督二脈非難事!」

        從送樣及設計變更作業進行流程管理落實執行力

        她以制造業最常見的送樣作業為例,「每份客戶送樣皆是成本,但是成功轉訂單的比率有多少?大部份的企業多半無從得知。」透過臺塑網商業流程管理系統(FPG-Flow),除了可以整合納入來自不同管道的客戶反應樣品處理需求外,從業務人員的打樣立案、研發人員確認規格、到樣品生產與交運,甚至是最后樣本是否被客戶認可并轉成訂單,這整個流程都納入系統做完整管控。周美華不斷強調「送樣本身沒有意義,能轉成訂單才有意義!」。

        設計變更(ECN/ECR)則是另一項制造業必備流程,透過FPG-Flow進行跨系統整合,各部門都可以提出設計變更作業需求,跨部門人員也能各自確認負責的作業,并將處理結果回傳至多個不同的系統。周美華處長舉零件制造廠商為例,當客戶或來自于內部其他部門申請零件設計變更時,經內部立案后,即透過系統通知研發部門確認規格、制工部門確認是否影響治具、品管部門確認材料及成本檢驗規范、生管部門確認生產安排、資材部門確認材料庫存等,還可連結到后端模具變更,進行修模作業。更重要的是,透過系統可確實掌握各部門人員處理進度,并透過時間設定及提醒機制,確實落實「執行」。

        讓執行力成為組織文化的核心

        不管哪一個作業過程,每個環節效率皆會影響到最后產品或服務上的質量,因此如何跨系統整合信息并標準化作業流程,是企業提升質量、增進效率及落實執行力的關鍵。透過FPG-Flow,不僅能將結案文件歸入文檔庫,成為知識管理的基礎,更重要的是,一個好的系統除了能自動把信息做整合外,「持續不斷讓作業流程優化,針對流程分析、檢討、改善,才是提升執行力的重點。」周美華說。

        「e化工具本身沒有價值,如何用e化工具實現管理要求才是價值所在。」周美華不忘指出,「執行力,必須成為組織文化的核心部份,它是紀律,也是策略不可分割的一環!落實執行力,光是信息部門的員工是不夠的!惟有信息部、各使用部門及系統廠商三方共同努力,才能創造出它真正的價值!」

    ——電子競標與電子市集企業采購CostDown兩大利器

        從企業的采購管理所延伸出的議題,具有非常多元的切入點可以探討。從大額的資本財采購,到一般的總務性采購,要如何在最短時間內達到最有利的效益,同時建構一個透明化的采購與競標環境,避免人為因素的弊端,這些都考驗企業的管理智慧。臺塑網科技看見了這些問題,透過臺塑集團多年累積的管理經驗,發展出對企業采購最適切的解決方案。

        

        公正管理采購流程競標機制節省成本

        臺塑集團為國內大型指標企業,為管理龐大的事業體,多年來強調知識管理的累積,對于采購衍生出的管理問題,歸納出幾個重點:一、采購信息需要實時、透明,才能避免人為因素干擾;二、公平的采購流程,才能招來更多可信任的供貨商,競價時也能有更多信息參考;三、可信任的供貨商越多,采購時更能為企業節省成本。因此,臺塑集團旗下臺塑網科技,發展出「電子競標系統」與「電子交易市集」,為企業解決采購問題。

        「臺塑網電子競標系統」提供一個網絡平臺,讓采購商在競標平臺上建立標案,并邀請合格供貨商,進入此平臺競標,透過競標平臺,供貨商出價后立即可以看見出價的排名(無實際報價),并有二次出價的競標機會以爭取標案。對采購商而言,優點是在中國的采購人員可以在幾分鐘內,就能與世界各地供貨商完成以往費時的議價工作;另一方面,競價透明公正,有效避免人為弊端,并能為公司節省采購成本,提升企業采購效率。

        臺塑網電子商務處徐崇銘經理表示,目前臺塑網已經輔導許多電子業大廠導入電子競標系統,在微利時代,確實有效降低采購成本,提升企業競爭力。此外,針對企業采購管理需求,臺塑網也同時建構了多對多的B2B「電子市集」,協助采購商從詢價、比價、議價、訂購,甚至是后端的交貨管理,做一個完整的采購流程管控。臺塑網電子商務處陳瑞彬處長強調:「電子市集無論對采購商或供貨商而言都是云端商機,不僅為采購商提供采購資源,并能為供貨商找到更多買家。」

        裕隆、王品爭相使用獲得各界產業龍頭的肯定

        由于電子市集內蘊臺塑集團數十年的采購經驗,因此獲得許多企業爭相學習取經,先后有汽車業龍頭裕隆集團、餐飲龍頭王品集團、知名醫院中國醫大附設醫院、半導體業領導廠商等數十個企業加入使用,也產生了相當滿意的采購效益。

        陳瑞彬處長強調:「臺塑集團多年來深深體認到企業經營不易,創辦人王永慶先生說:『賺一塊錢不是賺一塊錢,省一塊錢才是賺一塊錢』,也希望將這樣的管理哲學與經驗,透過e化的手段,未來服務更多企業客戶。」最后,陳瑞彬處長自信的表示:「這是兩岸通用的采購平臺,歡迎買賣雙方都來這里找商機。」


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